Télécom ParisTech

Fiche offre d'emploi

Poste : Gestionnaire Missions et Dépenses

Date limite : mercredi 01 mars 2017

Service :

SG/Fin

Localisation :

46, rue Barrrault PARIS 75013

Caractéristiques :

CDI

Missions :

1.  Être la personne référente sur les déplacements traités par Télécom ParisTech

2.  Assurer les réservations liées à ces déplacements

3.  Assurer les paiements des frais engendrés par ces missions

4.  Assurer le traitement des dossiers de dépenses courantes, autres que les déplacements

Activités :

1.  Être la personne référente sur les déplacements traités par Télécom ParisTech

  • Assure la veille sur la règlementation et les conditions de déplacement des personnes missionnées par l’École
  • Assure la veille de l’évolution de l’outil de gestion des déplacements
  • Assure la diffusion de la règlementation applicable aux déplacements des personnels
  • Propose les procédures liées aux déplacements des personnels et à leurs traitements financiers
  • Contribue à l’évolution de la gestion des missions (dématérialisation, décentralisation, communication sur la situation des paiements, etc.)
  • Contribue à l’évolution du marché public liée aux prestations de voyages
  • Effectue des opérations de contrôle sur l’état des factures voyagistes et de la situation des remboursements agents
  • Produit les tableaux de bord d’analyse des déplacements
  • Rend compte des activités et des résultats qui relèvent des déplacements

2.  Assurer les réservations liées à ces déplacements

  • Effectue les réservations liées aux transports et à l’hébergement des personnes missionnées par l’École auprès du voyagiste signataire du marché public avec l’outil dédié.
  • Contrôle le respect de la politique voyage
  • Conseille les départements/directions sur l’optimisation des déplacements

3.  Assurer les paiements des frais engendrés par ces missions

  • Contrôle les demandes de missions émises par les départements et les divers services
  • S’assure de la disponibilité des crédits avant d’accepter la prise en charge de la mission
  • Saisit les données relatives à la mission dans le l’outil informatique dédié
  • Établit les ordres de mission et les états de frais prévisionnels des personnels et du voyagiste
  • Contrôle les données relatives à l’accomplissement de la mission et établit l’état de frais définitif conformément à la règlementation en vigueur
  • Procède, auprès de l’agence comptable, à la demande de paiement des frais de mission tant pour l’agent que le voyagiste
  • Assure la traçabilité des opérations (classement, archive, etc.)

4.  Assurer le traitement des dossiers de dépenses courantes, autres que les déplacements

  • Contrôle les demandes d’achat transmises par les départements suivant les règles et procédures en vigueur
  • Contrôle et certifie les services faits des départements
  • Vérifie les factures intrinsèquement et par rapport aux commandes, marchés, etc.,
  • Effectue les demandes de paiement, les demandes de comptabilisation, etc.
  • Gère les relations auprès des départements métiers et de l’agence comptable (diffusion des bonnes pratiques, retours, rejets, etc.)

Compétences :

Niveau de formation et/ou expérience requis :

  • Diplôme Bac+2 ou équivalent ou
  • Diplôme Bac ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 4 ans ou
  • Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables :

  • Connaissance des règles de comptabilité publique et de la réglementation en matière d’indemnisation de mission
  • Connaissance de la réglementation applicable aux marchés publics liée aux prestations de voyages
  • Connaissance des procédures administratives de l’Institut Mines Télécom
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des outils de communication (Internet, messagerie électronique, etc.)
  • Connaissance des applications GFD et SIREPA

Capacités et aptitudes :

  • Organisation
  • Rigueur
  • Adaptabilité
  • Capacité à travailler simultanément sur plusieurs dossiers
  • Sens de la confidentialité
  • Bon relationnel
  • Capacité à travailler en équipe

    OBSERVATIONS :

L’ensemble des activités s’effectue dans le respect des règlements et des procédures établies.

Contact :

Najim DIAF

Modalités de candidature :

Envoyer 

  • CV
  • lettre de motivation

par mail à : recrutement(@)telecom-paristech.fr  

ou par courrier à : Télécom ParisTech – DRH – B659  - 46 rue Barrault – 75634 Paris Cedex 13