Télécom ParisTech

Evénementiel

Offre de services

La Division Immobilier et Logistique et la Division des Systèmes d'Information proposent de prendre en charge la mise à disposition et la mise en service d'équipements et de moyens logistiques dans les locaux de l'école à l'occasion de certains évènements exceptionnels organisés officiellement par Télécom ParisTech ou les personnels de la Direction Générale de l'Institut Mines-Télécom (colloque, conférence, réunion spécifique, oraux du concours commun, etc.).
Cela concerne tous les évènements qui ne sont pas réalisés de façon régulière et qui demandent une organisation et un suivi spécifique.

Conditions d'utilisation

La mise en place d'un événement nécessite un accord préalable explicite tripartite de la Direction de la formation initiale, de la Direction de la Communication, de la Délégation Relations entreprises et dont le circuit de validation est coordonné par Caroline Houdot (Division Immobilier et Logistique).

La demande de prise en charge d'un évènement nécessitant l'utilisation d'un amphithéâtre ou de plusieurs salles (pour une durée minimum d'une demi-journée) doit être réalisée via le formulaire en ligne approprié au moins 4 semaines avant l'évènement. Une fois cette demande validée par Caroline Houdot, vous pourrez rédiger un ticket dans la rubrique « 2.10 Conférence, Manifestation, etc.» qui précisera en détails les besoins logistiques et numériques (nombre de postes de travail temporaires, lieu(x), réseau, vidéo-projection, visioconférence, éclairage, sonorisation, identifiants temporaires, pupitre, ligne téléphonique, tableau roulant, etc.). Une liste récapitulative est disponible sur EOLE (http://eole.telecom-paristech.fr).

Les évènements nécessitant la présence d'un personnel de la DSI ou Division Immobilier et Logistique préalable ou postérieur à l'évènement (préparation, test, intervention, rangement, etc.) devant se dérouler le matin avant 8h45, le soir après 17h30 ou le week-end doivent faire l'objet d'un accord explicite préalable de la Division Immobilier et Logistique et de la DSI.

Les  demandes habituelles de réservation de salle (cours de langues, réunion de travail, etc.) suivent toujours la procédure en vigueur via la rubrique d'EOLE (https://eole.telecom-paristech.fr/Resa_salles/Salles_demandeResaC.php).

Engagements de la DSI

  • Lorsqu'un évènement est validé et officiellement pris en charge, un correspondant unique est désigné. Celui-ci coordonnera les volets logistiques et numériques.

Après accord de prise en charge, le correspondant unique engagera le processus suivant :

  • Organisation d’un rendez-vous d'analyse du besoin avec l'organisateur officiel de Telecom ParisTech ou de la Direction Générale de l'Institut Mines-Télécom (au moins 3 semaines avant l'évènement)
  • Spécification des prestations réalisables ou non par le correspondant. Un prestataire extérieur pourra être sollicité dans certains cas.

Bénéficiaires

Personnels
de Télécom ParisTech

Personnels
de la Direction Générale

Les personnels extérieurs à Télécom Paristech ou à l'Institut Mines-Télécom ne peuvent bénéficier de ce service.

Pratique

En cas d'incident pendant l'évènement entre 8h45 et 17h30 en semaine, un technicien de la DSI intervient immédiatement sur simple appel à partir du téléphone situé dans la pièce au n° 70 22 (accessible exclusivement depuis les amphis, salles de cours et salles de TP). Il ne peut toutefois pas rester présent physiquement durant l'intégralité de l'évènement ou en dehors des horaires de travail de journée (de 8h45 à 17h30).