Télécom ParisTech

Messagerie vocale

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Les 6 touches préprogrammées.

La touche Boite vocale permet l’accès à vos messages vocaux et aux options de votre boîte vocale.

Opérations de base (mot de passe, accès et gestions des messages, absence)

Changer votre mot de passe

Cette opération est préalable à toute autre. Si vous ne changez pas votre mot de passe qui par défaut correspond au N° de votre poste (les 4 derniers chiffres du N° de téléphone), vous ne pourrez pas accéder directement au contenu de la boite vocale.

  • Appuyez sur la touche BOITE VOCALE
  • Tapez 0 Options de la boite vocale
  • Tapez 5 et composez les 4 chiffres de votre nouveau mot de passe suivis de #
  • Composez à nouveau les 4 chiffres de votre nouveau mot de passe suivis de # pour confirmer

ATTENTION : Votre mot de passe doit être différent de votre N° de poste (mot de passe d’origine). Sinon, vous ne pourrez pas accéder à votre boite vocale depuis l’extérieur (01.45.81.76.37)

Accédez à la boite vocale

> La première fois que vous accédez à votre boite vocale.

La première fois que vous utiliserez votre boite vocale, il vous sera demandé de la configurer en :

  • Enregistrant votre nom
  • Enregistrant votre message « Occupé »
  • Enregistrant votre message de non-disponibilité

Ces opérations sont facultatives si vous ne souhaitez pas personnaliser l’accueil de vos appelants.

  • Changement de votre mot de passe

Cette opération est obligatoire.

> Depuis votre poste fixe (interne)

Après la saisie de votre mot de passe, un message d’accueil vous précise le contenu de votre boite vocale (Pas de message, nouveau(x) message(s), ancien(s) message(s).

ATTENTION : Lorsque vous saisissez votre mot de passe, vous devez entendre le son des touches, sinon la saisie n’est pas prise en compte.

Appuyez sur la touche BOITE VOCALE.

     

> Depuis un autre poste fixe (interne)

Composez le 76.37 et suivez le guide vocal…

     

> Depuis un poste fixe extérieur à Télécom-Paristech ou depuis un téléphone portable, personnel ou professionnel

Composez le : 01.45.81.76.37 et suivez le guide vocal.

     

NB : Depuis l’étranger, composez le 00 33 1.45.81.76.37 et suivez le guide vocal…

ATTENTION pour accéder à ce service votre mot de passe doit être différent de votre N° de poste (mot de passe d’origine).

Écoutez, réécoutez, supprimez, conservez vos messages vocaux

Après la saisie de votre mot de passe, un message d’accueil vous précise le contenu de votre boite vocale (Pas de message, nouveau(x) message(s), ancien(s) message(s).

ATTENTION : Lorsque vous saisissez votre mot de passe, vous devez entendre le son des touches, sinon la saisie n’est pas prise en compte.

  • Nouveau /Ancien message : Lecture de l’enveloppe (date et heure de réception du message)

     

Pendant l’écoute du message, vous pouvez taper :

  • 5 pour réécouter le message
  • 7 pour effacer le message
  • 8 pour transférer le message à un autre utilisateur
  • 9 pour conserver le message
  • * pour obtenir de l’aide
  • # pour quitter

Si vous êtes absent de votre bureau

Dès lors qu’un appelant laisse un message dans  votre boîte vocale, vous recevez aussi celui-ci par mail, sous une forme comme ci-dessous :

Bonjour,

Vous venez de recevoir un message vocal. Vous pouvez le consulter soit en appuyant sur la touche boîte vocale, soit en composant le 9500 depuis votre poste ou le 9501 depuis un autre poste interne.
Ce message sera conservé 61 jours.

Message vocal numéro : 1
Origine : N° de l’appelant
Date: 2013/02/06 15:27:46
Destinataire : Nom Prenom
Durée : 0:07

Cordialement,
La DSI de Télécom ParisTech

NB : L'accès depuis l'extérieur par le numéro 01 45 81 76 37 n'est possible que si le mot de passe est différent de celui d'origine (votre numéro de poste).

Pour toute demande concernant la téléphonie, créez un ticket dans la catégorie "3 - DSI > 3.01 - Services aux utilisateurs > 08 - Réseau - Wifi – Téléphonie" .

Opérations avancées (types de messages, dossiers, laisser un message…)

Le PABX Asterisk offre un système de messagerie vocale très souple et de multiples fonctionnalités dont :

  • Trois types de messages d’accueil
  • La notification par courrier électronique des nouveaux messages (i.e. le message est joint à une pièce jointe sous forme de fichier audio)
  • La possibilité de classer les messages dans des dossiers
  • La protection de la boite vocale par mot de passe
  • La possibilité pour les appelants de réécouter le message et , le cas échant de l’enregistrer à nouveau

Les 3 types de messages d’accueil

Un message d’accueil est un court message entendu avant que l’appelant ne puisse enregistrer un message.

Le message d’accueil a pour objet de faire savoir à l’appelant que vous ne pouvez pas répondre aux appels pour le moment.

Le message d’accueil peut également servir à transmettre une information (par exemple, sur le moment à partir duquel vous serez disponible ou sur tout autre élément que vous voulez porter à la connaissance des appelants.

> Message de non-disponibilité

Si le serveur Asterisk considère que vous êtes indisponible (vous ne répondez pas à l’appel ou votre téléphone n’est pas connecté au réseau), l’appelant entendra votre message de non-disponibilité. Ce message peut être un message aux formats suivants :

  • La personne au numéro 1234 est indisponible.
  • « Prénom Nom enregistré » est indisponible.
  • Ou le message peut être un message que vous enregistrez.

> Message « Occupé »

Si le serveur Asterisk considère que vous êtes au téléphone, l’appelant entendra votre message « Occupé » :

Ce message peut être un message générique aux formats suivants :

  • La personne au numéro 1234 est occupée.
  • « Prénom Nom enregistré » est occupée.
  • Ou le message peut être un message que vous enregistrez.

> Message temporaire

Un message temporaire est un message qui sera toujours entendu quel que soit votre statut (indisponible ou occupé).

Ce type de message est approprié en cas de congés ou d’absence de longue durée et vous évite de modifier vos messages de non-disponibilité ou « Occupé ».

Les dossiers

Le serveur Asterisk vous permet de classer vos messages vocaux dans des dossiers. Les dossiers pré-initialisés sont les suivants :

  • Nouveaux
  • Anciens
  • Travail
  • Famille
  • Amis

Lorsqu’un appelant laisse un message vocal, le serveur Asterisk le place dans le dossier « Nouveaux ». Si vous écoutez un  message sans l’effacer ou sans le déplacer dans un autre dossier (choix 9 et choix du dossier spécifique), ce message est automatiquement déplacé dans le dossier « Anciens ».

Lorsque vous vous connectez à votre boite vocale, vous êtes automatiquement dans le dossier « Nouveaux » si vous avez reçu un ou plusieurs messages. Si vous n’avez pas de nouveaux messages, vous êtes alors placé automatiquement dans le dossier « Anciens ».

Laisser un message dans une boite vocale

Si vous ne pouvez pas répondre à un appel, l’appelant peut laisser un message vocal. Cela se déroule ainsi :

  1. L’appelant entend le message d’accueil (celui de non-disponibilité ou « Occupé ». Si le message temporaire est enregistré, ce sera celui-ci qui sera toujours entendu (i.e. il remplace les deux autres types de message).
  2. L’appelant entend un court message d’instruction.
  3. L’appelant entend un « beep »
  4. L’appelant peut alors enregistrer un message.

Pendant l’écoute du message d’accueil ou des instructions, l’appelant peut utiliser une des touches suivantes :

  • “#” pour  mettre un terme au message d’accueil et aux instructions et passer directement à l’enregistrement du message.
  • “#” pour sortir de l’enregistrement du message.

Après le message d’accueil et les instructions, l’appelant entend un « beep » et l’enregistrement du message commence. Pour conclure le message, l’appelant peut raccrocher ou appuyer sur “#”.

Si l’appelant raccroche pour conclure le message, celui-ci sera stocké dans le dossier « Nouveaux » de la boite vocale du destinataire.

Si l’appelant utilise la touche « # » pour conclure le message, il accède aux options suivantes :

  • “1” Enregistrer le message qui sera placé dans le dossier « Nouveaux ».
  • “2” Réécouter le message.
  • “3” Ré-enregistrer à nouveau le message.

     

Les menus

Les éléments suivants décrivent les menus vous permettant d’utiliser votre boite vocale.

Menu principal

Le menu principal est le premier menu disponible lorsque vous accédez à votre boite vocale.

  • “2” Changer de dossier
  • “3” Options avancées
  • “0” Options de la boite vocale
  • “*” Réécouter les choix de menu
  • “#” Quitter la messagerie vocale

Changer de dossier

Si vous voulez changer de dossier, vous disposer des options suivantes :

  • “0” “Nouveaux” messages.
  • “1” “Anciens” messages.
  • “2” “Travail” messages.
  • “3” “Famille” messages.
  • “4” “Amis” messages.
  • “#” Annuler et revenir au menu principal.

Options avancées

Le menu « Options avancées » dispose des choix suivants :

  • “5” Envoyer un message vocal (à un utilisateur local en fournissant son numéro de poste, soit, les 4 derniers chiffres de son numéro de téléphone)
  • “*” Annuler et revenir au menu principal.

Options de la boîte vocale

  • “1” Enregistrer votre message de non-disponibilité.
  • “2” Enregistrer votre message « Occupé ».
  • “3” Enregistrer votre nom
  • “4” Enregistrer votre message « Temporaire ».
  • “5” Changer votre mot de passe de messagerie vocale

Enregistrer un message d’accueil temporaire

Si vous n’avez pas de message temporaire, il vous sera immédiatement demandé d’en enregistrer un.
Si vous en avez déjà créé un, vous aurez accès aux options suivantes :

  • “1” Enregistrer votre message temporaire.
  • “2” Supprimer votre message temporaire.
  • “*” Revenir au menu principal.

Une fois votre message temporaire supprimé, les appelants entendront votre message de
non-disponibilité ou votre message « Occupé ».

L’enveloppe du message (écoute du message)

Le serveur Asterisk procède à la lecture de l’« enveloppe » du message qui comporte la date et l’heure de réception de celui-ci.

Si vous appuyez sur “1” pendant la lecture de l’enveloppe, elle est interrompue et la lecture du message commence directement.

Pendant l’écoute d’un message

Pendant l’écoute d’un message, les touches suivantes peuvent être utilisées :

  • “*” Revenir 3 secondes en arrière.
  • “#” Avancer la lecture 3 secondes après
  • “0” Met la lecture en pause. Une pression de la même touche reprend la lecture.
  • “35789” La pression de chacune de ces touches stoppe la lecture et effectue l’opération correspondante à la touche.

Après l’écoute d’un message

Après la lecture d’un message, le serveur Asterisk vous demandera de choisir parmi les choix suivants :

  • “3” Options avancées
  • “5” Réentendre ce message
  • “7” Effacer ce message.
  • “8” Transférer ce message à un autre utilisateur local.
  • “9” Conserver ce message.
  • “*” Aide.
  • “#” Quitter la messagerie vocale.

Options avancées après l’écoute d’un message

Après avoir choisit “3” Options avancées pendant ou  après l’écoute d’un message, les choix suivants sont disponibles :

  • “1” Enregistrer un message et l’envoyer directement dans la boite vocale de l’utilisateur local qui vous a laissé le message en cours de lecture.
  • “3” Ecouter l’enveloppe du message.
  • “5” Enregistrer un message destine à un autre utilisateur local.
  • “*” Revenir au menu principal.

Arborescence du menu principal

“0” - Options de votre boîte vocale

  • “1” - Enregistrer votre message de non-disponibilité
  • “2” - Enregistrer votre message « Occupé »
  • “3” - Enregistrer votre nom
  • “4” - Enregistrer votre message temporaire
  • “5” - Changer votre mot de passe
  • “*” - Revenir au menu principal

“1” - Écouter les messages vocaux

  • “1” – Interrompre l’annonce d’introduction
  • “4” - Écouter le message précédent
  • “5” - Réécouter le message courant
  • “6” - Écouter le message suivant
  • “7” - Supprimer le message courant
  • “8” – Transmettre le message courant à un tierce
  • “9” - Enregistrer le message
  • “#” - Avancer de 3 secondes
  • “*” - Reculer de 3 secondes

“2” - Changer de dossier

  • “0” “Nouveaux” messages.
  • “1” “Anciens” messages.
  • “2” “Travail” messages.
  • “3” “Famille” messages.
  • “4” “Amis” messages.
  • “#” Annuler et revenir au menu principal.

“3” - Options avancées

  • 5” - Envoyer un message vocal à un utilisateur
  • “*” - Revenir au menu principal