Télécom ParisTech

Bonnes pratiques

Dans la colonne de droite figurent les sujets les plus couramment abordés dans le registre des bonnes pratiques concernant la réservation des salles à Télécom ParisTech.
La liste n'est pas exhaustive et évoluera en fonction des questions fréquemment posées...

Accès à SynapseS refusé

Si vous disposez d’un compte informatique à l’école, et que vous n’accédez pas à SynapseS utilisateur, il est probable que votre fiche SynapseS ne soit pas à jour. Merci de nous le signaler par ticket SOS, catégorie 3.1 - Informatique.

Une autre possibilité est l’utilisation d’une redirection depuis EOLE : dans ce cas là, fermer le navigateur et le re-ouvrir en allant directement à l’URL de SynapseS (sans passer par EOLE). Puis dans « Connexion », bouton vert « Je me connecte ».

URL : https://synapses.telecom-paristech.fr/ 

Connexion sécuriséeConnexion sécurisée.

Agenda

Pour qu’une réservation de salle apparaisse dans l’agenda du bénéficiaire, il est nécessaire :

  1. de désigner un bénéficiaire ;
  2. de cocher « Je souhaite que la réservation figure dans les calendriers (Zimbra, Synapses...) du bénéficiaire sélectionné ».

La réservation n’apparaît dans l’agenda du demandeur que s’il est indiqué lui-même comme bénéficiaire (information saisie par défaut).

 Attention, cette fonctionnalité n’est présente que sur SynapseS utilisateur (application web).

Les réservations effectuées depuis SynapseS admin ne permettent pas d’afficher les réservations dans l’agenda du bénéficiaire, même si celui-ci est désigné.

Case à cocherOption "Emploi du temps" pour une demande de réservation.

Bénéficiaire

Sur l’interface SynapseS utilisateur, chacun peut voir « ses » réservations à venir. Il s’agit des réservations que l'utilisateur a lui-même effectuées depuis SynapseS admin, ou bien des réservations dont il est bénéficiaire.

Par conséquent, une assistante qui effectue des réservations pour quelqu’un d’autre doit indiquer le nom du demandeur dans le champ « bénéficiaire », afin que celui-ci retrouve les réservations sur son interface.

Capacité des salles

Lors d’une demande de réservation de salle, dans la rubrique « Choix de la salle » il est conseillé de ne pas indiquer de capacité (sauf si ce critère est primordial). Cliquez directement dans le champ « Salle souhaitée » et la liste des salles disponibles sera proposée.

A noter que la capacité de la salle est indiquée entre parenthèses à côté du nom.

Capacité des sallesCapacité des salles : privilégier les capacités mentionnées entre parenthèses dans la liste, plutôt que de filtrer par "capacité".

Liste des modérateurs

Sur le planning d’occupation d’une salle, si vous constatez qu’un collègue n’a plus lieu d’être modérateur d’une salle (mutation, départ…), merci de nous en informer par ticket SOS. De la même manière, si une nouvelle personne doit être définie comme modérateur d’une salle, la demande se fait par ticket SOS. Dans les deux cas, c’est le responsable hiérarchique qui doit faire la demande par ticket SOS.

Modérateur

Si vous êtes modérateur de salles, vous recevez un mail vous invitant à valider (ou refuser) les demandes de réservation effectuées par un autre service. S’il y a plusieurs modérateurs pour une même salle, tous les modérateurs reçoivent le mail. Il est important de vous organiser entre collègues pour intervenir rapidement. En effet, la personne qui a fait la demande de réservation attend votre réponse. La modération s’effectue sur SynapseS admin.

Exemple de message reçu par le modérateur.
Menu d'actions depuis le tableau de suivi des demandes de réservation de salles.

Pour un modérateur de salle, quelle interface utiliser ?

A part le service Logistique, toute personne désignée comme modérateur d’une salle quelconque devrait n’utiliser l’interface admin que pour les actions de modération (accepter ou refuser les demandes). En effet, un modérateur est incité à privilégier l’interface utilisateur pour effectuer ses propres réservations (sauf dans le cas particulier où l’interface admin répond mieux à ses besoins).

Redirection depuis EOLE (pratique à proscrire !)

Dans une phase transitoire, nous avons établi une redirection depuis EOLE pour accéder au module de réservation des salles de SynapseS. Cependant, cette redirection pose problème dans certains cas. Le bon réflexe est donc de marquer l’URL de SynapseS dans son navigateur pour s’y rendre directement (sans passer par EOLE).
Si vous ne savez pas faire cette manipulation, faites appel au service support (ticket SOS, rubrique 3.1 - Informatique, objet « paramétrage du navigateur »).

URL : https://synapses.telecom-paristech.fr/ 

Refuser une demande de réservation

 Attention, fonctionnalité réservée aux modérateurs de salle dans SynapseS admin !

Une bonne pratique consiste à justifier la raison du refus en indiquant un motif, en des termes compréhensibles. Le demandeur reçoit un mail avec le motif du refus.
En ouvrant la fiche d’une demande de réservation refusée, on peut savoir qui est la personne qui a refusé le demande, ainsi que les date et heure de la modération de la demande.

FonctionnalitéChamp de saisie du motif de refus.
Refus de réservationIndication sur la modération (mention en bas à droite) et drapeau illustrant le refus.

Réservation sur plusieurs jours

Attention, sauf cas très particulier où la salle va être occupée 24h/24 (travaux, indisponibilité...), la date de fin de demande de réservation doit être identique à la date de début.

Procédez ensuite à des duplications de réservation.
En particulier si la salle doit être fermée/ouverte par le service sécurité, il est important de procéder à des réservations à la journée, puis de les dupliquer.

Pour dupliquer une demande de réservation : utiliser l'action "Dupliquer" dans le tableau récapitulatif de vos demandes.

Se déconnecter

Quand vous avez terminé d’utiliser SynapseS, il est vivement recommandé d’activer la fonction de déconnexion. Sans cela, des « résidus » peuvent polluer votre prochaine connexion...

SynapseS web - Déconnexion"Se déconnecter" de SynapseS utilisateur (appli web).
SynapseS métier"Se déconnecter" de SynapseS admin (appli métier).