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#Demande

Amphithéâtres

Attention, la demande de réservation d'un amphithéâtre se fait uniquement par l'intermédiaire du formulaire dédié (accessible depuis SynapseS utilisateur).
Voir ci-dessous le modèle du formulaire.

Lien vers le formulaire de réservationLien vers le formulaire de réservation pour les amphithéâtres.

Formulaire de réservation d'amphithéâtre

Ce formulaire est accessible depuis le module des salles de SynapseS .

Formulaire de réservation d'amphithéâtre ou d'évènement multi-salles.

État de la demande

Sur SynapseS web utilisateur, dans le tableau « Mes demandes de réservation », l’état de la demande figure en regard de chaque demande, sous forme d’un drapeau de couleur (survoler le drapeau pour connaître la signification). L’état d’une demande peut prendre plusieurs valeurs : « En cours de demande », « Validée » ou « Refusée ».

Etat de la demandeEtat de la demande de réservation.

Événement impliquant plusieurs salles

Événement impliquant plusieurs salles (par exemple pour les associations) : même si la réservation est possible depuis SynapseS, les demandes doivent être faites par formulaire (accessible aussi depuis SynapseS).

Pourquoi un formulaire ? Le formulaire est adressé au service Logistique qui se charge de faire valider la demande par différents services de l’école. Après étude de la demande, c’est le service Logistique qui réalise les réservations.

Lien vers le formulaire depuis SynapseSLien vers le formulaire depuis SynapseS.

Motif de réservation

  • Le motif de réservation "activité pédagogique" correspond à une réservation effectuée depuis le module des emplois du temps uniquement, par les gestionnaires de scolarité (FI, FC). Un code d’UE lui est associé (par exemple « INF103 », « SES205 »…).

  • Le motif "formation" peut correspondre à des cours mais n’est pas associé à un emploi du temps : par exemple, lorsqu’un enseignant réserve lui-même directement une salle. Pour un meilleur suivi, les motifs « formation » ont été différenciés : « Formation initiale », « Formation Mastères spécialisés » et « Formation Personnel ou autre ».

  • Le motif "Réservation par anticipation" est destiné aux personnes impliquées dans les emplois du temps lorsque la réservation doit être faite en dehors de l'emploi du temps mais doit cependant être associée ultérieurement à un créneau d'emploi du temps (gestionnaires FI, enseignants).

 Attention, le créneau de réservation doit correspondre au créneau de l'activité pédagogique (heure de début et heure de fin).

Dans un premier temps, l'enseignant ou le gestionnaire réserve une salle avec le motif "Réservation par anticipation" et dans un deuxième temps, le gestionnaire associe la salle réservée par anticipation à un créneau. Le motif de réservation devient alors "Activité pédagogique" et le code UE est précisé dans le planning d'occupation de la salle.

Ce motif n'est donc à utiliser que dans les cas particuliers :

- l'enseignant se charge de réserver lui même une salle particulière pour un cours géré par la FI,

- le gestionnaire souhaite réserver une salle précise bien avant que l'emploi du temps soit créé.

Remarque : une réservation par anticipation ne doit être utilisée que si la réservation et l'élaboration de l'emploi du temps sont faites par des personnes différentes ou bien si les deux actions sont éloignées dans le temps. Pour la plupart des emplois du temps, la réservation de salle se fait directement via le module de planification par les gestionnaires, sans passer par une réservation par anticipation.

Légende des étatsLégende des salles dans la planification (fond de couleur).
Etats des salles dans la listeSalles réservées par anticipation, repérables au sein de la liste à l'aide d'une couleur de fond.

Nouvelle demande de réservation

Seuls les champs marqués d’un astérisque rouge sont obligatoires. Les autres champs sont facultatifs.

Dans la partie « Choix de la salle », il est conseillé de définir le moins de filtres possibles.
En effet, des filtres trop restrictifs vont restreindre la liste des salles proposées.
Par exemple, si vous fixez la capacité « entre 5 et 10 », seules les salles correspondant à ce filtre seront proposées. Tandis que si vous ne définissez pas de capacité, toutes les salles disponibles seront proposées. A noter que la capacité des salles est indiquée en regard du nom de la salle, entre parenthèses. Le choix peut donc être fait au niveau de la liste de salles.

Capacité d'une salleCapacité d'une salle mentionnée entre parenthèses.

Réservation d’une salle de la même entité

Toute personne qui veut réserver une salle de son service voit sa demande automatiquement validée (pas de modération). Si la personne est d’une entité fille de l’entité de rattachement de la salle, la demande est également validée.

Par exemple, une personne de la FI qui réserve une salle de la FI voit sa demande automatiquement validée. Même chose pour une salle de la FI, si le demandeur est de la FI/FC.

Supprimer une demande

Qui peut supprimer une demande de réservation de salle ?

- Soit le demandeur, par l'intermédiaire de SynapseS utilisateur (application web) ;

- Soit un modérateur de la salle, via SynapseS admin (application métier).